実際に導入され、運用が始まってからのサポートは運用チームの責任となりますが、実際にそのシステムやアプリケーションに精通しているのはプロジェクトチームのスタッフですから、導入前後の時期はいろいろと支援する必要があります。
具体的には、開発ドキュメントをベースにしたセミナー用の教材を用意したり、セミナーでの講師を勤めたりするケースなどが想定されます。
2実際にプロジェクトチームのスタッフがユーザー教育をする場合、どのようなドキュメントを用意し、どのような情報を伝えればいいのでしょうか。
ドキュメントについては3種類ある。
1.システムの概要2.導入のメリットと新プロセス3.既存プロセスとの変更点4.基本操作4-1入力4-24-3削除5.応用操作5-1テーブルの定義5-2項目の追加5-3管理コマンドの使用管理コマンドリフトラブルシが理想的です。
1つ目はシステムの目的や概要、趣旨を説明するプレゼンテーションシート、2つ目は想定される処理の流れの全体像と、基本操作の方法および手順を示した操作マニュアル、3つ目は応用的な操作やシステム管理者/サポートスタッフ向けの管理マニュアルです。
また操作マニュアルを補完するものとして、コマンド一覧やリファレンスマニュアル、よくある質問とその対応方法を記したFAQなどがあればよりわかりやすいでしょう。
これらの3種類のマニュアルを使い分け、説明会や社内報などで組織全体に伝達する場合は概要資料を使ったプレゼンテーションシート、関連部門の一般利用者には操作マニュアルを使った講習会、そしで晴報システム部門などの運用・管理スタッフにはすべての資料を使った技術トレーニングというようにして、それぞれのレベルや責任範囲に応じてトレーニングを実施します。
資料はWordやPowerPointなどのよくあるフォーマットで作成し、イントラネットにアップロードしておくとよいでしょう。
さらに参照用にHTMLファイルに変換したものもアップロードしておくと効果的です。
これでマニュアルを参照するだけならWebブラウザで、紙ベースで見たい場合は、文書ファイルをダウンロードして印刷できるようになります。
マニュアルには文書管理者を決めておき、内容の追加や管理、本文の修正・加筆を行います。
iMPMはスーパーマンであれその仕事の合格ラインを定義して人を使っても、最後は自分でコードを書いてでも、そこまで品質をもっていかなくてはならない。
プロジェクトマネージャーの管理すべき最終的な目標は、品質といっていいでしょう。
厳しいコスト管理は欠かせませんし、スケジュールを守ることは必須です。
それでも成果物を作るのがプロジェクトの最終目標である以上、成果物に対する顧客満足度がプロジェクト管理の成否を決めます。
これまでここで説明してきたさまざまなマネジメント技法は、すべてこの品質を達成するためのものなのです。
とはいえ、小手先のマネジメント技法だけを学べば、すべてが首尾よく滞りなく進むわけではありません。
新しい価値を産み出すことへの情熱、「必ずやり遂げる」という強い意志、ビジネスやITなど個々の仕事に対する豊富な知識と経験、深く繊細なコミュニケーション能力、幅広い情報収集能力、高い教養、センス、人間性、価値観など全人格的な能力が求められます。
もちろん、これはプロジェクトマネジメント以外の仕事にも当てはまることですが。
なぜ技法だけでは務まらないのでしょうか。
その最大の理由こそ品質にあります。
どのようなものを作るのかという完成形へのイメージ。
そして仕様に加えて、どのレベルまで仕上げるのかという品質への視点やこだわり。
これは文字や数値では表現しにくい部分も多く、経験やセンス、人間性や価値観が大いに関係してくるところです。
マネージャーは管理のプロでありさえすれば、プレーヤーとしての能力は問わない、という意見があります。
しかし理想をいえば、やはり過去に類似のプロジェクトを経験していて、プロジェクトのプレーヤーとして現場の実情や痛みを経験している人が望ましいといえます。
特に品質管理を適確に推進するためには、自分の中に顧客の視点と大きく変わらない基準をもっている必要があるし、何点以上が合格ラインであるかを判断できる「目」も必要です。
さらにいえば、個人のプレーヤーとしてもその点数を実現できるだけの実力があるのが理想的です。
たとえば80点以上が合格点のプロジェクトで、最終局面でメンバーが70点で力尽きてしまった場合、すべての責任を負うプロジェクトマネージャーは残りの10点を埋められるパフォーマンスや問題解決スキルをもっておきたいということです。
2プレーヤーと昨今の、特に大企業の傾向として、「実作業はアウトソース化して、自分たちはプロデューサー、ディレクターに専念するのがよい」という風潮があります。
しかしそれがプレーヤーとしてのスキルの低さを埋める言い訳になっていないでしょうか。
もちろん、本当に高いマネジメント能力やリーダーシップをもつ門外漢がビジネスで奇跡を起こすケースもあるので、一概に断定はできませんが。
とはいえ、一般にプロデュースする人間の器や能力で、その仕事の質やレベルは決まってきます。
十分な知識やスキルをもっていない人間がリーダーでは、仕事の質もそれなりのものにしかなりませんし、熱意や真剣さが感じられないリーダーの下では、人は100%のパフォーマンスを発揮しにくいものです。
たとえば、プレーヤーとしてのスキルが低いと成果物に対する正しい評価ができないとか、現場のプレーヤーの常識を知らず、どう急いでも3日間はかかる作業を1日でやれと命令してひんしゅく感を買ったりなど、現場のモチベーションをわざわざ下げるケースも発生しがちです。
またあまりいい表現ではありませんが、スキルの低さが露呈してしまうと、スタッフから諌められることもあります。
必ずしも開発者と同じスキルは必要ありませんが、広く浅い概要レベル程度の知識はあった方がいいでしょう。
3つねにもちろん、技術、ビジネス、マネジメント、リーダーシップや人望、体力など、あらゆる面を満たしたスーパーマン-スーパープロジェクトマネージャーはそうそういるものではありません。
ある分野は優れているけれども苦手な分野もあったり、全体的にそこそこのレベルではあるけれど突出するものはなかったり、また複雑なシステムの全体像を把握しているような天才肌のリーダーだけれども、事務的な能力はすっぽり抜けていたりするというのが大半のプロジェクトマネージャーの姿かと思います。
結局、プロフェッショナルとしてより質の高い仕事をするためには、学び続けるしかありません。
さまざまな分野の本を読み、すぐれた能力をもつ人の話を聞き、積極的に経験を積み、人に率先して身体を動かし、試行錯誤を繰り返しながら自己の人間としての能力を高めていく。
そんな姿勢が周囲やメンバーたちの共感を産み、顧客の信頼を得て、多くのステークホルダーたちを動かして、今までになかった新しい価値や仕組みを作り出していくのです。
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